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¿Cuál es el procedimiento para la liquidación de Obras por Administración Directa ejecutada por los gobiernos locales?

Fecha: 6-mar-08 (Tenga en cuenta esta fecha para verificar la vigencia de la base legal de la información presentada a continuación)

Respuesta

La liquidación de obras por Administración Directa está regulada por las siguientes normas:
la Resolución de Contraloría General de la República Nº 195-88-CG, que es la norma principal y por las Normas que Regulan la Ejecución de Obras por Administración Directa.


Explicación
En el caso de la liquidación de obras por ejecución directa, corresponde a la municipalidad hacer la liquidación. Para ello, se deberá presentar los siguientes documentos sustentatorios:
  1. Acta de recepción de la obra.
  2. Liquidación técnica de obra.
  3. Liquidación financiera.
  4. Copia de Resoluciones.
  5. Recursos recibidos.
  6. Rendición de cuentas presentadas.
  7. Estado de ejecución presupuestal.
  8. Extractos bancarios.
  9. Cheques girados por cada mes.
  10. Relación de equipo mecánico, maquinarias y vehículos.
  11. Declaración jurada por el pago de remuneraciones, gratificaciones, leyes sociales y compensación por tiempo de servicios.
  12. Declaración jurada de no adeudos o pasivos por el cierre de la obra.
  13. Devengados año fiscal.
  14. Balance de comprobación al cierre de la obra.
  15. Inventario físico al cierre de obra.
  16. Flujograma.

Le sugerimos tomar en cuenta los siguientes procedimientos:

Conformación de la Comisión

Se deberá conformar una Comisión encargada de elaborar el informe de Liquidación de Obra.
El contenido del informe deberá ser el siguiente:
  • Resumen ejecutivo.
  • Informe de liquidación técnica y financiera.
  • Cuadros sustentatorios.


Obligaciones de la Entidad

Se deberá designar una comisión de profesionales encargada de la recepción de la obra y de elaborar la respectiva liquidación técnica y financiera. La Comisión recibirá de la entidad, a través del coordinador de la obra o quien haga de sus veces, la documentación necesaria, que constará básicamente de:
  • Expediente técnico y resolución de aprobación.
  • Resolución que designó a los responsables de la ejecución del proyecto: ingeniero residente y administrador de la obra.
  • Informe final elaborado por el proyecto.


El inspector o supervisor es el representante y responsable de la entidad y ejerce el control y supervisión de la obra. Entre sus obligaciones se encuentran el efectuar una evaluación del informe final elaborado por el proyecto indicando, bajo responsabilidad, su conformidad con las obras y trabajos efectuados.
Durante el acto de recepción de la obra, el inspector o supervisor asesorará a la Comisión debiendo dar recomendaciones para superar cualquier deficiencia técnica observada por la Comisión.
Obligaciones del Proyecto

El Proyecto se encuentra representado por el residente de obra y el administrador de obra. Al término de la obra, el Proyecto preparará un informe final documentado. El informe final contendrá:
  • Liquidación técnica sustentada con la Ficha Técnica de Liquidación de Obra y con la Documentación Técnica Económica.
  • Liquidación financiera sustentada con la documentación financiera, indicando que han sido aprobadas todas las rendiciones de cuentas e indicando que no tienen cuentas por pagar.

  • El residente de obra solicitará en el Cuaderno de Obra la recepción de la misma, indicando la fecha de culminación. El inspector o supervisor, en un plazo no mayor de 5 días, comunicará este hecho a la entidad, quien dispondrá de 30 días antes de la fecha de culminación para designar la Comisión.

    El administrador de obra hará llegar la información financiera anticipadamente para revisión y evaluación a la Comisión.

    El Proyecto alcanzará a la comisión en consolidado de los informes técnicos – financieros mensuales y la documentación que ésta solicite, aparte de lo contemplado en el informe final.

    El Proyecto elaborará el estado económico al cierre de ejecución de obra, considerando los recursos presupuestales habilitados, de ser el caso transferencias recibidas en efectivo o en materiales. Asimismo tendrá en cuenta las transferencias de materiales entregados a otros proyectos, reversiones, y finalmente se determinará el monto del gasto o inversión realizada.

    El administrador de obra llevará y pondrá a disposición de la Comisión, para su verificación, los libros y registros contables, así como la respectiva documentación sustentatoria debidamente ordenada y foliada.

    El Proyecto elaborará una ficha resumen de liquidación técnica financiera correspondiente a la obra, la que incluirá la valorización técnica de los trabajos (Partidas) realmente ejecutadas, comparadas con su respectiva ejecución financiera de gasto o inversión, según corresponda. El Proyecto adjuntará información demostrativa de los movimientos de entradas, salidas y saldos concernientes a los bienes y suministros a la conclusión de la obra. Al concluir la obra, el proyecto elaborará el Balance de Comprobación que se adjuntará a su respectivo Análisis de Cuentas. Incluirá una Declaración Jurada Suscrita por el residente de obra señalando que al término no tienen adeudos pendientes frente a terceros y de pago de remuneraciones, gratificaciones, leyes sociales, etc.

    Obligaciones de la Comisión

    La Comisión tiene la obligación de recepcionar la obra y de ejecutar la liquidación técnica y financiera, teniendo como Base el informe final del proyecto. Tiene la responsabilidad de participar directamente en el Acto de Recepción de Obra, a fin de comprobar su calidad y si corresponde formular observaciones. Dispondrá de 30 días calendarios para desplazarse a la obra.

    Constituida la Comisión en Obra y de no existir observaciones, procederá a levantar el Acta de Recepción de Obra. Si hubiera observaciones de carácter técnico o financiero, levantará únicamente el Acta de Verificación Física Constatada en Obra. Culminada la verificación se levantará Acta de Recepción de Obra que será firmada por los integrantes de la Comisión, el Supervisor y los responsables del Proyecto.
La Comisión no es responsable por lo vicios ocultos que hubiera en la ejecución de la obra. El Proyecto y Supervisor asumen responsabilidad por dichos vicios ocultos dentro del alcance de sus funciones.

Si hubiera vicios ocultos, la entidad instará a los responsables del proyecto para que en un plazo máximo de 30 días calendarios levanten las observaciones y/o adopten los correctivos del caso.

Subsanadas las observaciones, el residente de obra solicitará al supervisor la recepción de obra, quien elevará un informe a la Comisión dando su conformidad. La Comisión verificará las subsanaciones o correctivos y levantará Acta de Recepción de Obra.

La Comisión tendrá un plazo de 30 días para efectuar la Liquidación Técnica y Financiera de la obra, plazo contado a partir de la fecha de la formulación del Acta de Recepción de Obra sin observaciones, debiendo entregar el original a Administración – Contabilidad y copias a otras oficinas.

Aprobación de la Liquidación de Obra

Será aprobado por la Unidad Ejecutora responsable del manejo presupuestal mediante el acto administrativo correspondiente.
Base legal
Resolución de Contraloría General de la República Nº 195-88-CG
Calificación
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